Jede Menge Möglichkeiten der Skalierung
Der Apotheker an sich ist eigentlich eine sehr traditionsverwurzelte Berufsspezies. Deshalb verwundert es auch nicht, dass die Apotheker mehrheitlich nach wie vor neuen Vertriebsformen wie dem Online-Versandhandel ablehnend gegenüber stehen. Da sind Burkhard Sieper und Dr. Michael Eisenmann aus einem ganz anderen Holz geschnitzt. Die beiden Apotheker, die zusammen in Lörrach die Pestalozzi-Apotheke leiten, gehören zu den 625 Apothekern, die im Apotheken-Versandhandel aktiv sind. Schon früh haben die beiden Apotheker das Potenzial des Versandhandels erkannt, deutschlandweit eigene Produkte zu vertreiben. Bereits 2006 eröffneten sie deshalb unter pestalozzi.de die erste von heute drei Online-Apotheken.
xt:commerce-Lösung war der Versandmenge einfach nicht mehr gewachsen
Angefangen hat alles mit einem xt:commerce-Shop. Doch aus den anfänglichen 30 bis 50 Bestellungen am Tag wurden mit der Zeit 200 Bestellungen. Und damit begannen auch die Probleme. Vieles musste in Handarbeit erledigt werden und die Warenbeschaffung - da nicht automatisiert - wurde immer schwieriger. Zudem kam es wegen fehlender automatisierter Kontrollmöglichkeiten zur „Doppelversendung“. Die xt:commerce-Lösung war der Versandmenge einfach nicht mehr gewachsen und verursachte immer mehr Probleme.
Um die Auftragsabwicklung und Warenbestellung effektiv und effizient handhaben zu können, war der Einsatz einer professionellen Versandhandelslösung von Nöten, die speziell auf die Anforderungen und Bedürfnisse von Apotheken zugeschnitten war und einen fehlerfreien Ablauf der Prozesse garantierte. Bei den umfangreichen Marktrecherchen kristallisierten sich schnell fünf Anbieter heraus, die in die engere Auswahl kamen. Dabei handelte es sich um die Versandhandelslösungen von Awinta, Lauer-Fischer, Geos, Apobyte und Mauve.
Gute Reputation und durchgängige Automatisierung der Prozesse
"Dass die Apotheken-Versandhandelslösung von Mauve letztendlich das Rennen gemacht hat, lag einerseits an der sehr guten Reputation, die das System von Mauve im Markt und unter den Apothekern genießt und andererseits an der durchgängigen Automatisierung der Prozesse der Mauve-Lösung - von der Auftragsannahme über die komplette Auftragsabwicklung bis zum Versand. Die Prozesse der Mauve Apotheken-Versandhandelslösung sind optimal auf unsere Anforderungen zugeschnitten und bilden die einzelnen Arbeitsschritte einer Versandapotheke sehr gut ab. Insgesamt ist die Software intuitiv zu bedienen, was die Einarbeitungszeiten erheblich verkürzt. Gleichzeitig erlaubt das System den Mitarbeitern aber auch, schnell und einfach einzugreifen, um Änderungen vorzunehmen, z.B. um den Artikelstamm individuell zu erweitern, oder den Shop an neue Anforderungen anzupassen," erklärt Dr. Michael Eisenmann.
Umstellung auf modulare Apotheken-Webshop-Lösung
2010 erfolgte die komplette Umstellung auf die Mauve Apotheken-Versandhandelslösung inklusive der Shop-Entwicklung in nur drei Monaten. Die modulare Apotheken-Webshop-Lösung mit integrierter Versandlösung erlaubt es der Online-Versandapotheke pestalozzi.de, eine unbegrenzte Anzahl an Produkten und Hierarchie-Ebenen zu verwalten und pro Artikel mehrere Bilder und Beschreibungstexte einzustellen. Weitere Highlights sind die Echtzeit-Anzeige der Artikel-Verfügbarkeit, die Anzeige der Artikelschnittmengen in unterschiedlichen Warengruppen, die Anzeige von Rabattwerten nach Währung oder prozentual sowie die Anzeige der zuletzt aufgerufenen Artikel. Die Bilddatenbank von ApoPictures liefert Abbildungen von mehr als 42.000 PZNs/Produkten in drei unterschiedlichen Größen. Da sich gerade bei freiverkäuflichen Arzneimitteln oft die Frage nach dem richtigen Medikament oder der Dosierung stellt, nutzt die Pestalozzi-Online-Apotheke die patientenfreundlichen Texte von ifap. Zu jedem Kunden legt das Mauve System separat eine detaillierte Übersicht seiner Belege an, so dass über die komplette Beleghistorie eine gute Nachverfolgbarkeit aller Aktionen gegeben ist.
Verzahnung von Shop und Warenwirtschaft
Dreh- und Angelpunkt der Lösung ist die effiziente Verzahnung von Shop und Warenwirtschaft. Dabei erfolgt die Auftragsübergabe an das Apothekenwarenwirtschaftssystem ASYS zwecks Warenbeschaffung, Interaktionsprüfung und Rabattvertragsprüfung automatisch. Alle Shopaufträge bzw. Versandhandelsaufträge werden während der Abwicklung automatisch an das Asys-System übergeben, wodurch die Bestellung beim Großhandel in der Regel völlig automatisch gleich angestoßen wird. Auch die Abwicklung des Zahlungsverkehrs und die Rückmeldung der Versanddaten an den Endkunden sind weitgehend automatisiert.
Mit Hilfe des SpeedFinders - einer hochperformanten und zugleich fehlertoleranten Suche - konnten die Konversationsraten nachhaltig gesteigert und die Kunden der Pestalozzi-Apotheke über den Kampagnenmanager abhängig vom jeweiligen Suchbegriff zielgerichtet auf eine, für die Zielgruppe optimierte, Landingpage geleitet werden.
Die Konfiguration für diese Vernetzung der Produkte im Rahmen des Cross Sellings erfolgt softwaregesteuert quasi auf Knopfdruck im Artikelstamm der hinter dem Web-Shop stehenden Warenwirtschaft. Darüber hinaus erlaubt das Mauve System auch das problemlose Erstellen und Einstellen von individuell zusammengestellten Produkt-Sets mit Bildern, Beschreibungen und Hinweisen auf Spareffekte.
Zahlreiche Schnittstellen zu renommierten Preissuchmaschinen
Da Preissuchmaschinen im Apotheken-Versandhandel den Grundstein im Onlinemarketing zur Neukundengewinnung bilden, bietet die Mauve Apotheken-Versandhandelslösung zahlreiche Schnittstellen zu den renommierten Preissuchmaschinen. Und dank der innovativen Tracking-Technologie haben Dr. Michael Eisenmann und sein Kollege den Erfolg der einzelnen Preissuchmaschinen stets im Blick. Über die Schnittstellen zu den renommierten Marktplätzen Amazon und MeinPaket nutzt die Pestalozzi-Apotheke zudem die vielfältigen Möglichkeiten des Multi-Channel-Vertriebes. Für einen reibungslosen Ablauf bei der Kommissionierung und Logistik sorgen Schnittstellen zu verschiedenen Pharma-Großhändlern, die einen schnellen Verfügbarkeitsabgleich und eine ebenso schnelle Bestellung erlauben. Dabei erfolgt die Warenbeschaffung bei den Großhändler schon mit vorkommissionierten Wannen. Der Versand erfolgt über DHL. Durch den automatischen Druck von Paketscheinen werden die Prozesskosten noch einmal nachhaltig reduziert.
Direkte Anbindung an DATEV
Offene Einnahme- und Ausgabebelege eines Kunden lassen sich jetzt automatisch miteinander verrechnen. Damit entfällt das lästige, manuelle Anlegen von Zahlungen zum Ausgleich von offenen Belegen. Zudem wird das zeitaufwendige Abgleichen der offenen Belege mit den gedruckten Kontoauszügen der Bank nun dramatisch verkürzt. Denn die Mauve-Lösung kann die im Format MT940 swift zur Verfügung gestellten Kontoauszüge einlesen und erkennt bei den Buchungen automatisch den dazugehörigen Beleg. Buchungen, die nicht zuzuordnen sind, können komfortabel nachbearbeitet werden. Ein Protokoll zeigt abschließend an, welche Buchungen ausgebucht wurden. Durch die direkte Anbindung an die DATEV wird die Buchhaltung zudem weiter entlastet, da jetzt alle Debitoren-Daten wie Buchungen, Zahlungen, Debitorenkonten in ein DATEV-konformes Format überführt werden.
Jede Menge Möglichkeiten der Skalierung
"Seit wir die Apotheken-Versandhandelslösung von Mauve im Einsatz haben, sind alle Vorgänge völlig transparent. Auch können alle Mitarbeiter parallel im System arbeiten, was den Prozessablauf trotz der hohen Anzahl an Bestellungen bzw. des hohen Paketvolumens erheblich beschleunigt hat. Dabei bietet die Lösung von Mauve bei weiterem Wachstum noch jede Menge Möglichkeiten der Skalierung nach oben. Und wenn für unsere Anforderungen kein passendes Modul vorhanden ist, lösen die Entwickler von Mauve das Problem mit einer individuellen Programmierung", erklärt Dr. Michael Eisenmann.
Kontinuierliches Wachstum mit der neuen Online-Apotheke
Die Entscheidung, auf die Apotheken-Versandhandelslösung von Mauve zu setzen, haben Dr. Michael Eisenmann und sein Kollege Burkhard Sieper nicht bereut. Im Gegenteil: Denn seitdem ihre Online-Apotheke auf dem Mauve-System läuft, konnten die beiden Apotheker ein kontinuierliches Wachstum verzeichnen. Kein Wunder daher, dass die beiden Apotheker mittlerweile neben der Online-Apotheke pestalozzi.de noch zwei weitere Online-Apotheken betreiben, die alle auf der Mauve-Versandhandelslösung laufen. Nach eigenen Angaben steuert das Online-Geschäft einen großen Teil zum Gesamtumsatz bei.
Welchen Stellenwert das Online-Geschäft für Burkard Sieper und Dr. Michael Eisenmann hat, zeigt das jüngste Projekt, das die Apotheker in Angriff nehmen. Neben dem bundesdeutschen Versand wollen sie als Service für die Kunden vor Ort auch noch einen lokalen Botendienst aufziehen.